Meer grip krijgen op je email geeft meer overzicht.

Een overvolle inbox. Honderden soms wel duizenden emails staan erin. Veel emails zijn nog ongelezen.

Je leest een email en denkt; ach, dat handel ik later wel af. Je zet hem op ongelezen, want dan weet je dat je er nog iets mee moet doen. Vervolgens komt er nog meer email binnen en verdwijnt die email letterlijk uit beeld.

Met zo’n overvolle inbox heb je geen overzicht meer.

Als dit herkenbaar is, dan is jouw email de baas over jou. Terwijl het andersom zou moeten zijn!

Deze 5 tips helpen je op de goede weg om je email weer de baas worden

Mappenstructuur

Kijk eens kritisch naar je mappenstructuur. Al die mappen en submappen, het is niet nodig. Hoeveel heb je er eigenlijk?

Te veel mappen zorgen ervoor, dat je langer bezig bent met het archiveren. Ook denk je langer na over de vraag: in welke map verschuif ik deze mail?

Als vuistregel behoud je maximaal 10 mappen. Bedenk voor jezelf, welke dit zijn. Focus je op je kerntaken. Werk je bv veel op projectbasis, maak per project een map aan.

Start niet in je email

Ik heb het al in een eerdere blog geschreven. Start je dag met een taak of agendapunt dat veel aandacht vraagt. Zoals een verslag of rapportage schrijven.

’s Morgens heb je nog de meeste energie en kan je je het beste daarop focussen. 

Als je je email eerst opent voordat je aan die taak begint, wordt je meteen in de waan van de dag gezogen. De focus is dan meteen verlegd naar de email. En niet meer op die taak of agendapunt. 

Plan momenten in om je email af te handelen

Plan een aantal momenten in op een dag, dat je je email afhandelt. Liefst 2, maximaal 4 momenten per dag.

Email, die je meteen kan beantwoorden, handel je meteen af. Bv een kort antwoord, een document uit je archief versturen of een afspraak inplannen.

Overige email plan je in op je takenlijst of agenda. Is de mail beantwoord, verwijder hem of verschuif hem in 1 van je mappen.

Meldingen uitzetten

Zet alle meldingen en pop-ups uit. Zowel op de laptop als op mobiele apparaten.

Telkens als er zo’n melding binnenkomt, ben je afgeleid. Eenmaal afgeleid kost het tijd om je weer te focussen op de taak waar je mee bezig was.

Nieuwsbrieven

De kans is groot, dat je je in de loop der jaren op verschillende nieuwsbrieven geabonneerd.

Heb je deze werkelijk nodig? Stel jezelf deze vraag als er weer een nieuwsbrief binnenkomt. Is het antwoord nee? Schrijf je dan meteen uit.

Indien ja, maak dan een map aan genaamd Nieuwsbrieven. Stel een regel in, zodat deze nieuwsbrief in het vervolg meteen in deze map verschoven wordt. Plan 1 moment in de week in, dat je de nieuwsbrieven leest.

Hopelijk ben je met deze tips op de goede weg. Wil je meer weten of lukt het niet om zelf de baas te worden over jouw email?

Neem dan contact met mij op. Samen kijken we dan naar de mogelijkheden om je hiermee op weg te helpen.