Voorkom het maken van deze fouten bij je planning

 

Het zal je niet verbazen, dat ik houd van een planning maken. Een goede planning houd je bij de les en zorgt daarmee voor focus. Ook geeft het je rust. Als je ’s morgens bij de start van je dag al weet, wat je die dag te wachten staat, hoef je niet meer na te denken over wat je gaat doen.

Maak je nu nooit een planning? Begin er vandaag mee! Je zal zien, dat je dag meer richting krijgt en je je minder snel laat afleiden door ruis, zoals social media en je email

Een goede planning maken lukt je niet van de ene op de andere dag. Dit is een leerproces. Geef dus niet te snel op, maar accepteer dat het tijd kost.

Om ervoor te zorgen, dat je zo snel mogelijk tot een goede planning komt, heb ik hier 10 veelgemaakte fouten op een rijtje gezet. Zodat jij ze niet hoeft te maken.

1. Teveel willen doen

Je hebt zoveel op je planning gezet, dat je overuren moet maken om hem af te krijgen.  Eigenlijk heb je geen zin om eraan te beginnen. Het voelt alsof je teveel hebt opgeschept bij het all-you-can-eat buffet.


Houd je planning realistisch en plan niet meer werk, dan je tijdens je werkdag kan verwerken. Maak vooral ook een keuze in wat je op je planning zet. Je hoeft niet alles zelf te doen.

2. Geen rekening houden met je energie

Het is 16u en je moet nog die ene ingewikkelde rapportage afmaken. Je probeert telkens weer je aandacht erbij te houden, maar het lukt je niet. De letters en cijfers dansen voor je ogen en je kan niet de analyse maken die nodig is.

Moeilijke taken plan je in, als je nog voldoende energie hebt. Voor de meesten is de piek in energie ’s morgens aan het begin van de werkdag.

3. Met meerdere planningen werken

Je houdt je afspraken bij in je Outlook agenda. En voor je privé afspraken heb je een handige app op je telefoon samen met je gezin . En dan staat er ook nog wel eens iets op de thuiskalender. En oh ja, laten we al die losse post-its niet vergeten.


Hoe meer plekken je hebt voor dergelijke notities, hoe minder overzicht je hebt.
Kies 1 tool waar je je planning bij houdt. Daarmee houd je het beste overzicht en verklein je het risico, dat je iets mist. Met kleuren kan je makkelijk onderscheid maken tussen werk- en privé taken.

4. Vage omschrijvingen

Je bent graag zo vaag mogelijk op je planning. Rapportage, emails, werkoverleg, notulen uitwerken. Als je het ziet staan op je planning, moet je nadenken over wat je eigenlijk ook alweer bedoelt.


Hoe concreter, hoe beter. Als je iets op je planning zet, zorg dan dat meteen duidelijk is wat het is. In plaats van rapportage schrijf je ”Rapportage ABC update  3e kwartaal.

5. Niet evalueren

Je maakt steeds een planning, maar er komt niets van terecht. Toch blijf je lekker op dezelfde manier doorgaan. Je bent er immers aan gewend, dat je planning mislukt en degenen om je heen weten inmiddels, dat ze je meerdere keren moeten herinneren aan een afspraak of taak.

Meten is weten. Evalueer je planning elke dag. Wat ging er goed en niet goed? Als iets niet goed is gegaan, wat was de oorzaak? Dat kan je meenemen als verbeterpunt in de volgende planningen.

6. Inplannen en vervolgens niet uitvoeren

Je hebt ingepland om die ene lastige klus te doen, waar je altijd zo tegenop ziet.

Als je echter ziet, dat het zover is om die klus uit te voeren, doe je het toch maar niet. Het is echt zo moeilijk. Je schuift het door naar volgende week. Zo, dat lucht op, hoef je het toch niet te doen!

Dit gedrag vertoont vrijwel iedereen van tijd tot tijd. Uitstelgedrag heet het. Moeilijke of saaie klussen vindt niemand fijn. Toch ontkom je er niet aan. Plan ze in aan het begin van de dag.

7. Te weinig plannen

Je werkt 8 uur, maar hebt maar voor 4 uur iets op je planning staan. Dat is fijn, houd je lekker veel tijd over om te scrollen door social media. Of kletsen met je collega bij de koffie-automaat.


Gaten in je planning zorgen ervoor, dat je afleiding gaat zoeken. Voorkom dit door voldoende in te plannen. Let op: voldoende, dus niet teveel. Zie ook punt 1.

8. Teveel afwisseling

Je houdt van afwisseling. Als je iets moet doen dat 1,5 uur duurt, hak je die taak het liefst in stukjes. Liever 6 keer een kwartier eraan werken dan 1,5 uur achter elkaar. Stel je voor zeg, dat zou saai zijn. En als je 5 klanten moet bellen, bel je telkens 1 klant tussen andere taken door.

Telkens als je aan een nieuwe taak begint, heb je even nodig om je er volledig op te kunnen focussen. Op een gegeven moment is je focus zo goed, dat je in een flow komt. Door gelijksoortige taken te clusteren ofwel achter elkaar uit te voeren, beperk je het aantal momenten dat je erop moet focussen. Plan dus 1,5 uur in voor die rapportage en bel die 5 klanten achter elkaar op.

9. Onvoldoende tijd inplannen

Je vindt, dat je snel kan werken en dan ook alles lekker strak achter elkaar. Je taken moet je soms afraffelen en je komt altijd tijd tekort.

We hebben heel sterk de neiging om te onderschatten hoeveel tijd we ergens voor nodig hebben. Plan daarom voldoende tijd in. Twijfel je of je iets in 15 min gedaan krijgt? Plan dan liever 20 of 25 minuten in. Dit voorkomt een onrustig gevoel (help ik ga de planning niet halen) en je hoeft taken niet af te raffelen. Als je te snel wilt zijn, maak je meer fouten. Fouten achteraf corrigeren kost ook weer tijd. Doe het dus in 1 keer goed en plan voldoende tijd in.

10. Alles strak achter elkaar inplannen

Je planning zit gedurende 8 uur helemaal vol. Handig, kan je lekker doorwerken en hoef je geen pauzes te nemen. Die heb je niet nodig vind je. Er is ook geen ruimte meer voor dringende zaken, maar die lossen je collega’s zelf maar op.

Zorg voor voldoende ademruimte in je planning. Neem regelmatig een korte pauze tussendoor en zorg voor 1 langere pauze voor je lunch. Zo’n pauze is echt nodig om jezelf even op te kunnen laden, zodat je daarna weer lekker productief kan zijn.

Van fouten kun je leren! Nu je deze fouten hebt gezien, kan je ervoor zorgen, dat je deze zelf niet maakt.
Een goede planning is het halve werk.

Vind je het toch nog lastig om en planning te maken en kan je hierbij wel wat hulp gebruiken?
Neem contact op en maak een afspraak voor een gratis kennismaking

Download nu gratis 25 onmisbare tips voor meer productiviteit en meer werkplezier